Digitale werkplekken bij woningcorporaties: vijf onmisbare bouwstenen voor succes

5 bouwstenen voor succes.jpg

De hoeveelheid informatie bij woningcorporaties neemt snel toe. Daardoor zijn medewerkers veel tijd kwijt met het zoeken naar documenten, het delen van informatie (lees: vergaderen en mailen) en het updaten van dossiers. Dat komt de wendbaarheid en klantgerichtheid van woningcorporaties niet bepaald ten goede. Een digitale werkplek biedt uitkomst. In dit blog deel ik vijf tips om zo’n werkplek tot een succes te maken.  

Een wendbare en klantgerichte organisatie begint bij haar medewerkers. Zij moeten eenvoudig en snel hun werk kunnen doen, en altijd toegang hebben tot actuele informatie. Een digitale werkplek zorgt daarvoor. Het brengt informatie van verschillende applicaties en systemen samen op één platform. Ingebouwde online samenwerkingstools maken het mogelijk om efficiënt te vergaderen, en met meerdere collega’s en partners tegelijkertijd aan hetzelfde project te werken.

Maar hoe zorg je ervoor dat zij deze nieuwe manier van werken écht gaan omarmen, in plaats van het te zien als een zoveelste poging tot verandering? Hierbij deel ik mijn tips.

Lees ook het blog ‘Digitale werkplekken bij woningcorporaties: de belangrijkste vragen beantwoord’.

#1 Inbedden in organisatie

Je kunt een aankomende verandering alleen goed uitleggen aan medewerkers als je het goed kunt uitleggen aan jezelf. Hoe passen digitale werkplekken binnen de overkoepelende strategie van jouw corporatie? Hoe draagt het bij aan belangrijke kpi’s? Welke concrete voordelen levert het op voor medewerkers? Een voorbeeld: jouw corporatie heeft als doelstelling slimmer samen te werken aan verduurzaming. Dan draagt de digitale werkplek daaraan bij doordat medewerkers eenvoudiger informatie delen en digitaal kunnen samenwerken met bijvoorbeeld gemeentes of aannemers.

Ontwikkel dus eerst een visie en schets het strategisch kader, voordat je gaat kijken naar mogelijke oplossingen. Zo wordt voor iedereen duidelijk dat digitale werkplekken een hulpmiddel zijn om doelstellingen te behalen.

#2 Stapsgewijze implementatie

Als je een grote schoonmaak houdt op kantoor en flink gaat schuiven met het meubilair, dan vindt niemand de spullen terug die ze daarvoor nog blindelings konden pakken. Zo zit het ook met de overgang naar een digitale werkplek. Dat is een kwestie van wennen.

Groei daarom gefaseerd naar een gestandaardiseerde en gepersonaliseerde werkplek toe. In jullie eigen tempo. Zo geef je medewerkers de tijd om geleidelijk te wennen aan hun digitale werkplek. Daarnaast verhoog je op deze manier ook de betrokkenheid. Medewerkers krijgen namelijk de ruimte om tussentijds de resultaten te zien en feedback te geven, zodat er uiteindelijk een oplossing ligt die zij logisch vinden.

#3 Zorg voor samenhang

Een digitale werkplek is meer dan een simpele optelsom van handige tools voor documentcreatie, informatiebeheer en samenwerken. Nee. De kracht van een digitale werkplek zit hem juist in verbinding. Het brengt allerlei losse applicaties samen, die naadloos op elkaar inhaken en elkaar aanvullen. Zodat informatie altijd actueel en contextueel is.

Zorg er dus voor dat de applicaties probleemloos informatie met elkaar uitwisselen. Alleen dan ervaren gebruikers het als één centraal platform dat een einde maakt aan het eindeloze gewissel tussen schermen en applicaties.

#4 Benadruk het sociale aspect

Woningcorporaties hebben van nature een sociale inslag. Een digitale werkplek komt daardoor pas écht van de grond als je volop ruimte biedt voor dat sociale aspect. Dat doe je door middel van applicaties als Yammer, Skype en Microsoft Teams. Maar als je écht wilt dat gebruikers effectief samenwerken, tot nieuwe ideeën komen en maximaal informatie delen, moet je een open omgeving creëren waar eigen inbreng wordt gestimuleerd. Steek een digitale werkplek dus zó in dat gebruikers ook de activiteiten en bijdragen van anderen kunnen volgen. 

#5 Meten en succes delen

Je weet pas echt of medewerkers en partners de digitale werkplek omarmen, als je dat gaat meten. Begin daarom altijd met een nulmeting. Hoeveel bijlages worden er binnen jouw corporaties per e-mail verstuurd? Hoeveel uren zijn jullie wekelijks kwijt met fysiek vergaderen (inclusief eventuele reistijd)? Wat zijn de huidige kosten voor documentopslag?

Als je kiest voor de stapsgewijze implementatie zoals omschreven bij #2, is het vervolgens heel eenvoudig om tussentijds het effect te meten. Je vraagt en checkt of medewerkers echt gebruikmaken van de geïmplementeerde applicaties. En je meet of het een verbetering oplevert ten opzichte van de nulmeting. Dat stelt je in staat bij te sturen indien nodig en succes te delen waar mogelijk. Dat laatste is heel belangrijk, want zo krijgt iedereen écht een gevoel bij de voordelen die de digitale werkplek voor hen oplevert.

Meer weten?

Tijdens het webinar op donderdag 15 februari 2018 zoom ik verder in op dit onderwerp. Ik leg onder andere uit wat een digitale werkplek is, wat de voor- en nadelen zijn, en hoe het woningcorporaties helpt bij het behalen van strategische doelstellingen. Bekijk dan nu ons webinar terug: 'Digitale werkplekken bij Woningcorporaties'

Paul Vos -

Geschreven door Paul Vos -

Banner-ctac-blog.jpg

Aanmelden voor blog updates

Webinar: digitale werkplekken bij woningcorporaties

Woco banner.png

Bekijk hier het webinar terug.

Volg Ctac